Formål med kommunikationsansvarlig
At sikre den ansvarlige for kommunikation adgang til overblik over de første og mest presserende opgaver efter krisestabens aktivering.
Ved underretning/aktivering
1. Giv fremmøde på den aftalte lokalitet. Aktivér krisekommunikations-team.
Første møde i krisestaben
2. Følg indsatsplan for krisekommunikation
- Start interessentanalysen tidligst muligt og helst før første møde.
- Find ud af, hvem der er involveret og hvad de har brug for af information.
- Videregiv hurtigst muligt relevant information til den øvrige krisestab.
- Kom med forslag til talsperson for kommunen/kommunerne.
- Kom med forslag til første udtalelse fra talspersonen.
- Skaf status over, hvad vi har kommunikeret indtil nu.
- Skaf status på mediesituationen lige nu.
- Skaf status på krisekommunikationsteamets behov for ressourcepersoner og anden støtte fra basisorganisationen.
- Skaf status på samarbejde med decentrale enheder og eksterne aktører.
- Træf beslutning af kommende kommunikations-initiativer og –strategier og afstem med kriseleder.
3. Sikr tydelig, troværdig, autentisk og korrekt information
- Delegér og koordinér opgaver med det øvrige krisekommunikationsteam.
4. Etablér arbejdsfaciliteter for krisestyringsteamet
- Start produktion af tekster
- Etablér forstærket (social-)medieovervågning
- Aktivér telefonomstilling og brief medarbejderne, når de møder.
- Koordination med interne og eksterne talsmænd /kommunikationsansvarlige
- For at sikre løbende koordination og gensidig orientering om strategier og kommunikationsinitiativer skal den kommunikationsansvarlige løbende holde kontakt med talsmænd i og uden for egen organisation; enten forud for eller lige efter krisestabens møder og pressemøder eller i forbindelse
med aktuelle pressehenvendelser. - Tilrettelæg pressemøde hvis relevant
- Opdatér hjemmeside og sociale medier