SituationVed IT-nedbrud forstås en situation, hvor flere kommunale institutioner eller hele systemer er utilgængelige i en længere periode (f.eks. ved ingen forbindelse til internet). Det er ikke muligt at tilgå fagsystemerne, hvilket kan påvirke adgang til f.eks. medicinoplysninger, kontaktoplysninger m.m. for borgere. Dette vil dermed kunne påvirke de kritiske leverancer i form af medicinudlevering til borgere i døgntilbud og i Rusmiddelcentret samt sikringen af de basale behov på afdelingens døgntilbud. Derudover er der andre typer af systemer, hvor der ved nedbrud kan opstå kritiske situationer: F.eks. nødkaldeanlæg, teknisk medicinsk udstyr og hjælpemidler.AlarmeringVed IT-problemer følger medarbejderne i første omgang afdelingens vanlige arbejdsgang, f.eks. i form af kontakt til systemadministrator. Viser problemerne sig at være et mere omfattende nedbrud orienteres afdelingsleder. Indenfor normal arbejdstid kan IT-afdelingens Servicedesk kontaktes på 9915 5600. I andre perioder vil det være relevant at kontakte udbyder af fagsystem/internet etc. via udbyders vagttelefon. Afdelingsleder vurderer pba. nedbruddets alvor og forventede længde om centerleder og sundheds- og psykiatrichefen skal orienteres. Jf. delplanen afgør sundheds- og psykiatrichefen om en krisestab skal nedsættes.OpgaverVed konstatering af et it-nedbrud, er det vigtigt at udføre nedenstående opgaver: Skab overblik over situationen. Hvilke systemer er ikke tilgængelige for hvilke institutioner? Hvordan er udsigten til løsning af nedbruddet? Skab overblik over konsekvenserne. Hvordan påvirker nedbruddet muligheden for at løse hhv. de kritiske leverancer og den normale drift? Sikre at de kritiske leverancer kan udføres. Sikre at flest mulige opgaver i den normale drift kan opretholdes. Den normale bemandingsplan for weekenden bruges som udgangspunkt i prioriteringen af hjælp til borgerne. Borgere som ikke kan modtage deres ordinære støtte, orienteres om situationen. Se nedenstående action card til sikring af korrekt medicinadministration og dokumentation af den pædagogiske indsats.Action cardOpgaven er at sikre korrekt medicinhåndtering og at den pædagogiske indsats dokumenteres, når et IT-nedbrud forhindrer normal afvikling af én eller begge indsatser. Medicinhåndtering Ved et nedbrud hvor medicinskemaerne ikke kan tilgås via fagsystemet, dannes der først et overblik over de berørte borgere. Som hovedregel gives doseret medicin ved totalt nedbrud af Omsorgssystemet. Ved borgere hvor der er tvivl om eller ændring af medicinen, kontaktes en sygeplejerske som kan oplyse om medicinordinationer fra FMK-online. Alle sygeplejersker har direkte adgang til FMK-online. Centerets sygeplejersker kan kontaktes uden for arbejdstid for at få adgang til medicinlister på FMK. Det aftales med sygeplejersken, hvordan dispensering og administration håndteres i nedbrudsperioden. Aftalen nedskrives. Dokumentation Dokumentation af medicinadministration samt den pædagogiske indsats nedskrives, i perioden hvor IT-nedbruddet gør at fagsystemet ikke kan bruges. Den nedskrevne dokumentation skal være låst inde, så den ikke er direkte tilgængelig. Dokumentationen indtastes efterfølgende i omsorgssystemet ved normal drift. Ved normal drift skal afdelingslederen samle op på forløbet.Ledelse og organisationDet er beskrevet under punktet ”alarmering”, hvordan kommandovejen er ved alarmering og evt. indkaldelse af krisestab. Afdelingslederen står for at lede det konkrete arbejde med organisering af medicinhåndtering og dokumentation.Bemanding og udstyrBehovet for ekstra medarbejdere til de berørte områder bør overvejes. Skønnes der behov for flere medarbejdere vender afdelingsleder med centerleder, hvordan det bedst arrangeres.KommunikationIT-afdelingen sørger for information om erkendte fejlmeldinger til de berørte organisatoriske enheder i kommunen samt til sundhedskrisestaben, såfremt den er aktiveret. Når IT-nedbruddets omfang kendes, sker en samlet orientering af samarbejdspartnere ved hospitalet og de praktiserende læger om at der ikke kan modtages elektronisk information. Afdelingslederen varetager information og kommunikation til medarbejdere om situationen. Afdelingsleder sikrer ligeledes at borgere, som ikke får deres normale støtte, samt deres pårørende bliver orienteret om dette via tilgængelige kommunikationskanaler.Oprettelse/revisionDenne indsatsplan er udarbejdet af Keld Ravn Cramer. Godkendt af Trine Brøcker den 29. marts 2023.